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Per accedere alla gestione dei documenti, dal menù principale (oppure dai tasti scorciatoia presenti sulla home) possiamo:





selezionare una delle seguenti funzioni:

  • nuovo documento
  • documenti (ricerca documenti emessi)
  • generazione documenti (dal menù in alto)


NUOVO DOCUMENTO:

Questa funzione consente di creare una nuova fattura, documento di trasporto, notula, preventivo, ordine, nota di debito/credito, fattura a pubblica amministrazione, rapporto di lavoro e in genere qualsiasi tipologia di documento abilitato e gestito.


La schermata che si apre, richiede alcuni dati obbligatori: tipo di documento, data e l'indicazione (selezionandolo da griglia) del cliente/fornitore a cui associare il documento:




Premendo il tasto "Crea documento", dopo una conferma viene creato, salvato e aperto il nuovo documento.



DOCUMENTI (ricerca documenti emessi e gestione dei documenti stessi)

Dalla finestra che si apre, occorre indicare alcuni parametri di ricerca, in particolare il tipo di documento cercato ed eventualmente un range di date di filtro dei documenti stessi, effettuando delle selezioni tipo quelle come da immagine:



e premendo quindi "RICERCA", sulla destra si apre l'elenco dei documenti disponibili.
Il tipo di documento ricercato (tra quelli attivi) restituisce un elenco con alcune funzioni attivi presenti sopra la griglia. Ad esempio, in presenza della possibilità di indicare se il documento è saldato oppure no, selezionando una riga della griglie e premendo appunto il tasto "SALDATO", la rispettiva riga viene flaggata o defleggata. Sempre su questo principio, in presenza del modulo di gestione delle scadenze, anche le eventuali scadenze presenti per il documento corrente vengono saldate automaticamente al momento dell'effettuazione di questa operazione o riattivate se viene defleggata la spunta con il tasto apposito.

Allo stesso tempo, passando alla gestione delle scadenze al momento della registrazione di un pagamento, se questo conclude tutte le possibili rate attive per il documento viene spuntato automaticamente il flag saldato per il documento che ha generato le varie rate.

Le azioni possibili una volta selezionato un documento, sono principalmente:
  • apri
  • stampa
  • cambia numero documento
  • cancella
  • esporta
  • altre / eventuali a seconda del tipo di documento e dei moduli attivi nel sistema come ad esempio:
    saldato si/no
    consultazione allegati al documento (modulo di archiviazione documenti)

Per aprire un documento ci sono due modalità possibili, una e probabilmente la più utile consiste semplicemente nel dare un doppio click sulla riga che si intende gestire (in questo modo si apre la gestione del documento in una nuova finestra) oppure, occorre selezionare una riga e premere il tasto "APRI".

La funzione di stampa, semplicemente lancia un'anteprima del documenti in formato PDF

Sempre da questa finestra, cambiando "tab" da "Ricerca documenti" a "Stampa documenti" possiamo effettuare delle operazioni non solo per il documento selezionato sulla griglia, ma per gruppi di documenti, come ad esempio stampare determinati documenti dal numero/al numero, appure inseriti da un certo operatore, oppure attivando la selezione delle righe (e cliccando sulle righe interessate) scegliere quali sono quelli che vogliamo:

  1. stampare
  2. protocollare (se attivo il modulo di protocollo documenti)
  3. mandare via attraverso il modulo di gestione email (se attivo) le varie stampe in formato pdf ai rispettivi clienti (a cui ovviamente avremo associato un indirizzo email!)





Il terzo tab della scheda, chiamato "ESTRAZIONE DOCUMENTI" consente di effettuare esportazione dei dati in formato acquisibile dai sistemi solitamente utilizzati dai vari commercialisti in ambiente "Teamsystem".
Questo moduli attivabile richiede alcune personalizzazioni per poter inviare al proprio commercialista che usi quel genere di sistema in modo semi/automatico per agevolare la registrazione dei documenti da "noi" emessi. (ulteriori informazioni e personalizzazioni solo dopo contatto, preventivo e scambio di parametri necessari con lo studio stesso).