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GESTIONE COMMESSE

Dopo aver configurato le opzioni necessarie per l’utilizzo del sistema di gestione commesse, e in particolare:

  • Operatori
  • Amministratori
  • Skill
  • Attività

e le altre tabelle necessarie accessibili tramite il menù “Tabelle”:



Possiamo andare ad aprire la nostra prima offerta.

Da menù principale, selezionando “nuova offerta” si apre la scheda di inserimento del documento che richiede l’inserimento di alcuni dati obbligatori (data, data prevista consegna, descrizione del progetto, cliente).
Dopo aver inserito questi dati obbligatori, se andiamo a salvare l’offerta, questa diventa disponibile per l’approvazione da parte di un “responsabile” che ne deve controllare il budget e le varie indicazioni prima di trasformarla in commessa.
Ovviamente la figura di riferimento che ha inserito l’offerta potrebbe essere anche il responsabile stesso, ma la cosa non è detto che sia strettamente in questi termini.

L’offerta appare a questo punto nell’elenco delle offerte aperte:

L’elenco delle offerte aperte consente a chi abilitato di poterle gestire, predisporre il budget ed effettuare varie elaborazioni.

Il budget di un’offerta è composto di vari livelli, ciascuno dei quali prevede delle attività da associare a un operatore oppure a una figura che successivamente faremo diventare un operatore specifico (ciascun operatore ovviamente sarà associato a un determinato skill, che consente di effettuare queste operazioni agevolmente).

I vari gruppi di attività :

Prevedono l’inserimento di una descrizione, l’indicazione se questo gruppo entra a far parte delle attività che successivamente gli operatori potrebbero trovarsi disponibili per scaricarci le ore di lavoro effettuate, un responsabile, la data di inizio prevista e la data di termine previsto.

Per ciascun gruppo andiamo a indicare le attività specifiche:

Durante l’inserimento delle attività vediamo variare il totale € prev. Che corrispondono alla moltiplicazione del nr. di ore previste per l’importo di ciascuna “riga” che stiamo inserendo.
La scheda operatore prevede l’inserimento dei costi di ciascun operatore, e di tre diverse costi da proporre come offerta, uno al ribasso, uno standard e uno al rialzo. Non indicando alcuna “Tariffa offerta” il sistema utilizza il costo operatore ed eventualmente applica un margine commerciale su questo totale (colonna CM)

Nell’esempio sopra, se il CM lo impostiamo al 10% il totale € offerta del gruppo diventerà 1200+10%:



Se invece non utilizzo questo sistema, posso ad esempio applicare una tariffa con cui determino l’importo dell’offerta, questo operatore prevede le seguenti tariffe:

Quindi se imposto nuovamente a zero la % del margine commerciale e allo stesso tempo indico che la riga utilizza la tariffa standard, la mia offerta dovrebbe uscire a: 1.672,64 (16 ore * 104,54 tariffa standard operatore)

Ovviamente andrò a inserire tutte le attività che occorrono in modo da determinare un Totale di Costi, un Totale Offerta e poter quindi procedere nel lavoro.

Oltre ai costi delle attività degli operatore posso andare a indicare anche degli importi identificati come “Compenso a terzi” e/o “Spese vive”, il cui importo ricade direttamente nei costi previsti di commessa. Ad esempio se ad un gruppo, aggiungo una riga di attività, non indicando ore di attività ma specifico il costo nostro di un “compenso a terzi”, il margine commerciale con cui giro la cosa al cliente finale (50% in immagine sotto), mi trovo dei costi e totali di offerta che sono variati sulla base di quanto indicato:

In questo esempio, un compenso di 1.000, lo ritroviamo nell’offerta al cliente di  1.500.

Nel momento in cui un’offerta è accettata andiamo a trasformarla in commessa.

Dall’elenco offerte, con un doppio click apro il record desiderato e :

Lo trasformo in commessa. Il budget previsto per l’offerta viene “copiato” nel budget di commessa e da questo momento seguiranno “due strade diverse”.

Mentre il budget di offerta rimarrà invariato, quello di commessa può essere aggiornato in base alle ulteriori esigenze che in corso di svolgimento del lavoro possono venir fuori.

Il budget di commessa (nelle toolbar del sistema “PSC”, piano sviluppo commessa) è simile ovviamente a quanto visto per il budget di offerta (nelle toolbar “MAC”, modulo acquisizione commessa).

L’elenco delle commesse in modo simile a quello delle offerte:

Presenta l’elenco delle commesse aperte, il budget, l’avanzamento dei costi e altri dati.

Aprendo il budget di una commessa vedrò per ciascun dettaglio l’avanzamento di quel gruppo/lavoro in corso:

Con i valori inseriti e in blu in corso di avanzamento.
Nell’immagine sopra, il primo gruppo, per un totale di ore previste di 26 ha 1,5 ore scaricate a sistema:

Questo significa che l’operatore “D Giacomo” ha registrato 1,5 ore di attività nel sistema, ore che possiamo successivamente vedere e che l’operatore stesso puo’ vedere nei “suoi” report mensili di attività svolte.

L’avanzamento delle attività inserite può essere anche visualizzato come gantt, in questo caso per la commessa in oggetto ho nel gruppo “Studio” un totale di 10 ore previste di cui 1,5 fatte (ovvero il 15% del lavoro)

 

L’inserimento di budget, gruppi, attività può esser fatto sia manualmente, sia seguendo le procedure che associano tipo di attività, skill operatori, operatori e tariffe, in modo da rendere la cosa più rapida:

Allo stesso tempo posso importare budget tra commesse diverse oppure duplicare completamente commesse simili per partire da una situazione predefinita se le attività sono “simili”.